V současné době začíná být velmi zajímavé, že přístup k dokumentům mají i zaměstnanci na home office.

Starý papírový archiv zabírá mnoho místa. Prostory je možné využít jiným způsobem, případně zrušit jejich pronájem, a tak ušetřit finanční prostředky. Navíc v případě živelné události může být takový archiv poškozen, nebo nenávratně zničen.

Často je problém také v něm rychle vyhledat požadovanou informaci. Hledání souvisejících dokumentů bývá ještě náročnější.

Na základě analýzy požadavků dohodneme, které položky jsou pro Vás důležité, a tedy systém bude umět podle nich vyhledávat. Základní orientační jednotkou jsou názvy projektů.

Dále je možné vyhledávat a kombinovat vyhledávací kritéria podle klíčových polí. Tato klíčová pole jsou ve předdefinovaná, ale v průběhu zadání je možné je rozšířit, nebo zaměnit za jiná tak, aby archiv splňoval požadavky každého jednotlivého zákazníka.

Archivační systém je připravený na uchovávání různých typů dokumentů, na jejich třídění a vyhledávání. Pokud obsahuje kromě výkresových dokumentací i například obchodní korespondenci, je možné vyhledat současně všechny dostupné informace ke konkrétní zakázce, nebo k změnovému řízení v rámci probíhající zakázky. Následně je možné později doplnit záznamy o kolaudaci, opravách a podobně.

Systém Sirius je otevřená platforma, připravená na neustálé rozšiřování portfolia dokumentů.

Datové formáty

Archiv pracuje s daty ve formátu PDF. Formát PDF umožňuje zejména připojit do souboru další vrstvy informací, které jsou pro další zpracování výhodné. Jedná se zejména o textovou vrstvu, která umožní fulltextové prohledávání. Oproti rastrovým formátům umožňuje uchovat přímo údaje o fyzickém rozměru dokumentu. Rastrové formáty JPG, TIF apod. velikost dokumentu vypočítávají na základě počtu obrazových bodů a rozlišení. Kvalitativně je PDF stejně dobrý, jako JPG/TIF, protože fyzicky se samozřejmě o rastrová data jedná. PDF je vlastně taková obálka, která rozšiřuje možnosti zpracování dat.

Dokumenty

Projekty i technické zprávy, obchodní korespondence, rozpočty, úřední dopisy a rozhodnutí. Všechno, co dnes leží ve firemních archivech a je nutné čas od času najít.

Systém Sirius zvládne najít i související dokumenty k danému projektu, datu, nebo lokalitě. Předpokladem je důkladná analýza dokumentů před začátkem zpracování. Jde o to říct programu podle čeho má jednotlivé dokumenty třídit a přiřazovat k jednotlivým projektům.

Například k rozpočtu je nutné přiřadit zakázkové číslo a tím jej spojit s konkrétním projektem. Stejná je situace i například s úředním rozhodnutím, které téměř jistě interní zakázkové číslo obsahovat nebude. Tato data a souvislosti k dokumentům musí připojit operátor, který bude skeny zpracovávat.

Modelový projekt

Náš pomyslný projektový atelier má archiv, který zabírá celou místnost. Je v něm 90 projektů. V archivu asistentka hledá jednou za čas referenční výkresy, nebo konkrétní technické detaily pro investory.

V každém projektu je průměrně 104 barevných a 37 černobílých stran technických zpráv, celkem 13 dokumentů. Mimo TZ je tam i 23 výkresů různých formátů, dohromady 172 přepočtených formátů A4. Celkem 8 složek a map a celkem 36 souborů. Na disku tyto soubory zabírají 80,9MB.

V archivu je tedy celkem 1.170 technických zpráv, nebo dalších dokumentů celkem 12.690 stran a 2.070 výkresů 15.480 přepočtených stran A4. Vše je v 720 složkách. Na disku skeny zabírají 8.202 MB.

Za cenu 66.796,- Kč + DPH je možné převést tento archiv do elektronické podoby, která umožní vyhledávat potřebné dokumenty násobně rychleji, než je tomu v papírové podobě.

Za 760,- Kč měsíčně je zajištěno bezpečné zálohované uložení spolu s možností přistupovat k archivu odkudkoli.

Uvedená cena platí pro konfiguraci archivu specifikovanou na zde. Je samozřejmě možné podle potřeby upravit počet vytěžovaných položek na základě konkrétního požadavku uživatele. Cena za tyto úpravy závisí na druhu a rozsahu úprav.